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Hierzu gehören:

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Sowie besondere Abrechnungsformen
Aktuelles zum Thema

Elektronischer Lohnnachweis und Stammdatenabfrage ab 2017

Ab 01.01.2017 sind die Arbeitgeber verpflichtet, die  Lohnnachweise im Parallelverfahren (elektronisch und im bisherigen Papierverfahren) an die Unfallversicherungsträger zu übermitteln.

Im ersten Schritt muss der Stammdatenabgleich bei der Unfallversicherung durchgeführt werden. Durch diesen Stammdatenabgleich soll ein fehlerfreies Meldeverfahren, mit korrekter Mitgliedsnummer und den im betreffenden Meldejahr veranlagten Gefahrtarifstellen, ermöglicht werden.

Im Herbst 2016 versenden die Unfallversicherungsträger zusätzlich zum Lohnnachweis-Vordruck ein Schreiben mit einer PIN. Diese fünfstellige nummerische PIN muss in das Entgeltabrechnungsprogramm eingegeben werden. Durch diese PINidentifiziert sich der Arbeitgeber im neuen elektronischen Verfahren bei seiner Unfallversicherung.

Achtung: Ohne die PIN ist eine Teilnahme am elektronischen Verfahren und somit die Abgabe des neuen elektronischen UV-Lohnnachweises nicht möglich. Der Arbeitgeber sollte die Weitergabe der PIN an den Sachbearbeiter in der Entgeltabrechnung oder den Steuerberater deshalb zeitnah sicherstellen!

Neben der PIN ist bei dem elektronischen Meldeverfahren auch die Angabe zur Betriebsnummer des Unternehmenssitzes verpflichtend. edlohn füllt diese zum Start des Verfahrens mit der ersten BetriebsNr. des Mandanten (i.d.R.: Hauptsitz). Sollte diese Betriebsnummer nicht die Richtige sein (z.B. bei Mehrmandantenlösung) haben Sie die Möglichkeit, die korrekte Betriebsnummer bei den Angaben zur Unfallversicherung zu erfassen.

Sind alle notwendigen Angaben in edlohn erfasst, wird die Anfrage an den Stammdatendienst der Unfallversicherung systemseitig gestellt.

Die erstmalige Abfrage kann frühestens ab dem 01.Dezember 2016 erfolgen.

Nach erfolgreicher Anmeldung übersendet die Unfallversicherung, als Antwort auf die vom Arbeitgeber übermittelte Anfrage, die für ihn gültigen Stammdaten für das Jahr 2016. Diese gemeldeten Stammdaten bilden die Basis für die Zuordnung der Arbeitnehmer zu den Gefahrtarifstellen. Neben der Rückmeldung der Gefahrtarifstellen wird auch eine Aussage getroffen, nach welchem Maßstab die Beiträge berechnet werden (z. B. nach Entgelt oder Köpfen).

Damit Sie einen Abgleich zu den im System hinterlegten Daten durchführen können, werden Sie durch eine Systemnachricht über die zurückgemeldeten Stammdaten informiert. Eventuell sind Ihre Stammdaten zur Unfallversicherung zu korrigieren. Allerdings ist laut DGUV (Deutsche gesetzliche Unfallversicherung) für das Startjahr 2016 eine Korrektur nicht zwingend notwendig.

Auf Grundlage der von der DGUV zurückgemeldeten Stammdaten hat der Arbeitgeber bis zum 16. Februar den UV-Lohnnachweis mit den Daten des Vorjahres abzugeben.
In edlohn wird, sofern alle erforderlichen Angaben vorliegen, mit der Dezemberabrechnung der Lohnnachweis erstellt und systemseitig versendet.

Die Stammdatenabfrage für das Kalenderjahr 2017 wird ebenfalls systemseitig erzeugt, sobald die erstmalige Anmeldung und Registrierung erfolgreich durchgeführt werden konnte.

Wichtig! Zusätzlich zum elektronischen Verfahren sind die Lohnnachweise für die kommenden Jahre bis einschließlich 2018 in der bisherigen Form abzugeben. Die Unfallversicherung will in den ersten Jahren die Daten miteinander abgleichen.

Mit dem Update vom 20.10.2016 werden Sie bereits die Möglichkeit haben, die fünfstellige PIN bei der zuständigen Unfallversicherung in den Abrechnungsdaten des Arbeitgebers zu erfassen (Mandant > Unfallversicherung > Unfallversicherung bearbeiten).

Mit den nächsten Updates wird das Verfahren Schritt für Schritt vervollständigt.

Die Entwicklungsabteilung der eurodata AG arbeitet mit Hochdruck daran, den reibungslosen Start des neuen Verfahrens zu gewährleisten!

Jährliche Qualitätskontrolle auch für das Jahr 2016 wieder erfolgreich bestanden

Am Donnerstag, den 30.06.2016 fand in den Räumlichkeiten der eurodata AG die diesjährige Qualitätskontrolle durch die Prüfer der ITSG, der Rentenversicherungsträger und erstmalig auch der Unfallversicherung statt. 

Auch in diesem Jahr stand das Qualitätsmanagement im Arbeitgeberverfahren (QMGMT) der ITSG im Mittelpunkt. In diesem Qualitätssicherungssystem werden bundesweit alle vom DEÜV-Pflichtenheft abweichenden Abrechnungen und Meldungen eingestellt, die durch Plausibilitätskontrollen der Annahmestellen oder durch SV-Prüfungen beim Mandanten festgestellt werden.

Die Prüfer haken im Rahmen der Qualitätskontrolle hier gezielt nach und lassen sich die Software-Anpassungen bezüglich der DEÜV-Konformität der Abrechnungen am System zeigen. Die diesjährige Qualitätskontrolle hat bestätigt, dass edlohn bundesweit zu den Systemen gehört, für die im Qualitätssicherungssystem der ITSG die wenigsten Fehlermeldungen registriert sind.

Die Qualitätskontrolle 2016 wurde mit der Erteilung des neuen Zertifikat erfolgreich abgeschlossen.
Nie mehr Papierunterlagen in den Aktenordnern suchen / Machen Sie sich das Leben leichter und digitalisieren Sie Krankenscheine, Verträge und sonstige lohnrelevante Unterlagen. Folgende Punkte zeichnen dieses edlohn-Zusatzmodul aus:

Scannen von Dokumenten/Verträgen direkt in edlohn
Suchen nach digitalisierten Dokumenten / Verträgen direkt in edlohn
vollautomatische Systemeinrichtung
Systemseitig vorgegebene Ablagestrukturen
Einfache Verschlagwortung
Automatische Befüllung mit Auswertungen aus edlohn

Die Kosten für dieses Zusatzmodul sind gering und sehr einfach kalkulierbar
Keinerlei Einrichtungsgebühren
unbeschränktes Speichervolumen

Für die Zugriffsart Z3 hat die Finanzverwaltung die sog. Digitale Lohnschnittstelle (DLS) entwickelt. Den Prüfern sollen unabhängig vom eingesetzten Lohnsystem Datenträger mit bundesweit einheitlicher Struktur und Feldbezeichnung zur Verfügung gestellt werden. Dies erleichtert erheblich die digitale Auswertung durch die Finanzverwaltung mit der eingesetzten Prüfungssoftware IDEA.

Mit der Veröffentlichung von zwei Schreiben am 17. November und 20. November 2014 hat sich die Finanzverwaltung zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geäußert.

Insbesondere im zweiten Schreiben mit dem Titel 'Ergänzende Informationen' wird klargestellt, dass die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) der Standard ist, welche von der Finanzverwaltung für den Datenaustausch im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung zukünftig erwartet wird.

Mit einer vorgesehenen Änderung des § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG i.V.m. § 4 LSt-Durchführungsverordnung wird die Bundesregierung ermächtigt, im Verordnungsweg eine Verpflichtung zur DLS vorzusehen. Geplant ist die verpflichtende Einführung für alle Arbeitgeber ab 1.1.2018. 

edlohn – sehr positive Erfahrungen aus den ersten 1.100 DLS-Prüfungen

eurodata beteiligt sich bereits seit 2013 in einem bundesweiten Pilotbetrieb zur DLS, der von der länderübergreifenden sog. Kontaktgruppe DLS der Finanzverwaltung koordiniert wird. Bislang wurden bundesweit bei Mandanten, die mit edlohn abgerechnet werden, etwa 1.100 LSt-Außenprüfungen auf der Basis der DLS abgewickelt.


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